电子科学与技术学院教职人员因公出国（境）审批手续

各位老师：

根据学校要求，因公出国境审批手续需至少行前两个半月办理，请计划出访的老师仔细阅读办理流程及学校因公出国境相关管理办法。出国出境参加会议、学术交流、访问、访学、调研、授课、参加学术/专业/体育赛事、培训等，均属于因公范畴。

一、办理流程：

1.将邀请函、《因公出访事前公示表》发送至xshuwen@xmu.edu.cn进行公示五个工作日，邮件主题：出国境公示+姓名。公示结束后，请邮件查收签字盖章版公示表扫描件。

注意：

（1）邀请函：外方邀请函需包含出访时间、出访地点。邀请函需用邀请方的公函纸打印，并有邀请方的签字或盖章。因公出国（境）申请，邀请函应由境外单位出具。如所参加活动由中外单位合办，需由外方出具邀请函。出访日期、抵达国（境）内日期严禁超出邀请函给定期限范围，前后最多仅可超出1-2天作为合理行程时间。

（2）如果学生出访往返时间以及航班路线和老师本人完全一致，事前公示表只需提交一份，统一公示，可指定一人一并办理。和老师在同一公示表内的学生应先完成因公出国境审批流程，并将审批单发给同行老师，老师需将学生的审批表附在OA要求的邀请函和事前公示表后。

（3）公示表：出访日期一般应填写实际从国内城市出发的日期（不是抵达境外的日期），抵达国（境）内日期一般应填写实际抵达国内城市的日期（不是从境外出发的日期）。出访日期、抵达国（境）内日期应以国内时间为准。具体行程需包含去程、返程及全部中转城市。

2. 办理《出国（境）安全防范承诺书》签字、盖章。申请学院分管保密工作负责人签字请联系外事秘书。若为涉密人员，也请提前与外事秘书联系。

3.联系外事秘书与分管外事领导预约行前谈话。

4.登录个人OA系统，选择出国/赴港澳审批流程，填写申请，上传相关材料。

OA填报注意事项:

（1）启程日期、抵达国（境）内日期：必须与公示表、承诺书上的日期完全一致。

（2）主要访问路线：应与公示表中计划出访路线完全一致。

（3）同团出访人员：此项仅在上级单位组团等特殊情况下填写，与其他师生同行等一般情况不必填写。

（4）行程安排：出发日转机、中途转机、返回日转机请分行填写；不同国家或城市的出访内容请分行填写。

（5）证件类型：

   - 因公证件：出访时间小于或等于3个月，必须选择“因公证件”，因公证件在OA流程审批结束后由国际处/台港澳办协助办理。

   - 因私证件：出访时间大于3个月或出访人员为外国籍、台港澳居民、拥有出访国家（地区）永久居留证、退休人员等，选择“因私证件”，因私证件由申请人自行办理。

（6）是否申请学术假：专任教师如需申请学术假，此项选“是”，OA填报完成提交后将弹出“学术假”申请表单，填写提交即可。“学术假”OA申请会先进入审批阶段，审批通过后出国（境）申请OA流程才会进入审批阶段。

（7）是否乘坐境外航空公司航班：如出访行程涉及此项情况，此项选择“是”并上传《乘坐非国内航空公司航班和改变中转地审批表》或《乘坐非国内航空公司航班和改变中转地说明表》。

 (8)教学调整预案：如涉及调课，需提前在教务系统http://jw.xmu.edu.cn/中提交调课申请，上传调课申请系统截图。涉及调课有关问题，请咨询教学秘书。

5.如果出访路线发生变化（与系统提交路线有出入），请务必在出访前及时联系外事秘书办理路线变更申请，不接收事后补报。

6.关注审批状态，根据审批反馈修正材料。

7.完成审批后，将签证办理材料提交至国际处。

（备注：非涉密人员都属于非登记备案人员，需上传签字盖章的“出国（境）安全防范承诺书”。）

二、出访任务结束回国后：

1、及时归还因公护照至国际处；返回境内后，三日内请将因公护照交到国际处（如遇到假期，无法按时归还，请务必提前和外事秘书联系）。上交前请申请人自行拍照上传OA出入境证明，并自行复印护照首页、签证页、出境日盖章页、入境日盖章页，以备报销。

2、请将《因公出访事后公示表》发送至xshuwen@xmu.edu.cn进行公示，公示结束后，请纵向、单面打印OA审批单一份（申请表右上角点击“打印”），到肖老师处签字用于报销；同时纵向、双面打印《出访成果反馈表》和《因公出国回访记录表》提交至肖老师处盖学院章。出访报告、《出访成果反馈表》、《因公出国回访记录表》电子版发送至xshuwen@xmu.edu.cn。

为简化出国（境）差旅费报销流程，厦门大学教职工出国（境）审批表由学院盖章即可，无需再到国际处加盖“厦门大学出国审批专用章”。

（备注：通过OA另行审批的出国（境）事项变更请示，包括阅办单及正文落款，也由学院加盖公章即可，无需再到国际处加盖“厦门大学出国审批专用章”，若正文为多页文档，须加盖骑缝章）

注：已提交的申请可在OA系统左侧列表【日常工作】-【流程管理】中查看。

所有材料请见附件。

师生党员如有出国出境计划的，无论外出原因是因公或因私，但只要是使用私人护照出国、持私人港澳台通行证出境的，均须通过厦门大学信息门户提交党员因私出国（境）申请，具体详见厦门大学党员因私出国（境）保留和恢复组织生活（党籍）工作须知

https://zzb.xmu.edu.cn/info/1111/16791.htm

三、学院相关事务联系人

外事秘书：肖老师，联系电话2180728，邮箱xshuwen@xmu.edu.cn，办公地点南存钿楼A407办公室

公章管理处：南存钿楼A407办公室

党务秘书：王老师，联系电话2188017，邮箱wangzhipeng@xmu.edu.cn，办公地点南存钿楼A407办公室

附件1 厦门大学因公临时出国（境）审批与管理办法.pdf

附件2 厦门大学出国（境）差旅费管理办法.pdf

附件3 学术假手册.pdf  

附件4教师因公出国境申请材料更新.zip